Важно је имати функционалан систем архивирања у било којој канцеларији. Најбољи начин да уредите уредске документе је да имате једноставан систем архивирања који разумете. Следећи пут када вам затреба фајл, нећете морати да пролазите кроз гомиле папира, надајући се да ћете пронаћи праву. Тачно ћеш знати где је.
Направите време за реорганизацију система архивирања или за покретање новог система; лакше је све завршити одједном.
$config[code] not foundТражите информације од људи који користе датотеке.
Алпхабетизе своје датотеке или их сортирати нумерички по категорији, имена клијената или датуме.
Цолор-цоде ваше датотеке.
Означите сваки фајл именом које има смисла и које је лако пронаћи. У вашем систему не би требало да буде "разних" датотека.
Прегледајте датотеке и документе пре него што их ставите у нови систем и одбаците све непотребне документе.
Савет
Ако нисте сигурни за категорију документа, ставите је под прву категорију коју мислите када разматрате документ или добијете савет од друге особе.
Ако у канцеларији постоји више система архивирања, нека сви успоставе исту врсту система архивирања.
Када имате нову ставку коју желите да унесете, одмах креирајте датотеку.
Имајте на располагању мапе и прибор за писање у близини система архивирања.
Спајати странице заједно умјесто да користите спајалице.
Упозорење
Немојте копирати дупликате.
