Вријеме је једна од најдрагоцјенијих добара власницима бизниса. Али са толико губитака времена на задатим листама, морате преузети контролу над својим послом или ће преузети контролу над вама. Срећом, технологија може помоћи.
$config[code] not foundЕво 10 уобичајених задатака за аутоматско аутоматско губљење времена:
Сортинг Емаилс
Пре него што почнете да одговарате на е-поруке, то вам помаже да их организујете. Један од најбољих потеза које можете да учините је да користите функције етикете, тагова и / или фасцикли у програму за е-пошту. На тај начин можете прво да се позабавите важним е-порукама, а касније мање важним (или можда никада). Такође вам помаже да “шаржирате” е-поруке ради ефикасности.
На примјер, неке поруке могу захтијевати тренутни одговор, док друге могу чекати. Или ћете можда желети да се фокусирате на е-поруке које се односе на један одређени пројекат одједном. Те ситуације су савршене за означене фасцикле.
Платформе за е-пошту као што је Гмаил могу аутоматски сортирати е-поруке у мапе, у складу са правилима које одредите. На пример, недељни билтени могу ићи у један директоријум. Е-поруке од клијената могу бити послате у приоритетни фолдер или означене као „важне“.
Одговарање на поруке е-поште
Када дође вријеме да одговорите на поруке е-поште, могуће је да ће неки одговори бити исти или барем слични. На пример, можете послати сличне одговоре на упите потенцијалних клијената или јавности.
У тим случајевима, можете уштедети много времена користећи припремљене одговоре у Гмаил или предлошцима е-поште у програму Оутлоок.
Објављивање на друштвеним медијима
Важно је да се лично укључите у друштвене медије - и не бисте га требали прескочити. То не значи да морате све ручно да радите.
Када постављате општа ажурирања, везе или сличан садржај, апликације за распоређивање, као што су Буффер и ХоотСуите, могу вам помоћи да уштедите време распоређивањем постова који ће се приказивати током недеље. Уместо да идете напред и назад између локација и апликација, све управљате са једне контролне табле.
Платформе за блогове као што су ВордПресс и ецоммерце сајтови као што је Етси такође нуде опције за аутоматско постављање нових линкова или производа на сајтове друштвених медија.
Коначно, ако желите да курирате садржаје трећих страна за своје сљедбенике, услугу као што је 99 $ друштвених извора и објављује садржај на друштвеним рачунима, према вашим упутствима. То ће вас ослободити рада на социјалној стратегији, а не на детаљима извршења.
Заказивање састанака
Да ли сте икада отишли напријед-назад да бисте заказали састанке са неколико заузетих људи - борећи се да нађете датум и време на којем ради сви календари? То може бити фрустрирајуће.
Ако планирате много састанака, можете провести сате сваке године на овом задатку. Уместо тога, зашто не бисте имплементирали апликацију за планирање на мрежи као што је СцхедулеОнце?
Једноставно повежете постојећи календар са апликацијом. Добра апликација за заказивање ће се интегрисати са популарним календарима као што су Оутлоок и Гоогле календари. Затим позовите треће стране да оду на интернет да виде шта је доступно на вашем распореду, и да изаберете датуме и времена која им одговарају.
Неки паметни људи чак имају и линк на свој онлине календар у својим потписима е-поште - што је још један корак из процеса.
Избегавате губљење времена на терену и упоређивању е-порука. Заказивање састанака никада није било тако једноставно као код апликације за заказивање.
Слање периодичних фактура
Ако рачунате клијентима или клијентима за исти износ сваког мјесеца, то је лако аутоматизирати. Неки рачуноводствени програми као што је Ксеро могу се поставити тако да генеришу и шаљу редовне рачуне који се понављају. Неки системи такође шаљу подсјетнике ако фактура није плаћена на вријеме.
Или можда имате клијенте о понављајућим аранжманима за наплату кредитних картица, као што су претплате. У том случају, користите нешто као што је Фресхбоокс или ПаиПал да наплаћујете картицу клијента сваког месеца.
Многе мале фирме нажалост су слабе у слању и праћењу фактура. Аутоматизација штеди време, наравно. Такође је мање вероватно да ће овај важан задатак пасти кроз пукотине.
Аутоматизовање извештаја о саобраћају на сајту
Један од најбољих начина да научите како да привучете више саобраћаја на Веб локацији је боље разумевање постојећег саобраћаја. Морате знати шта данас ради - а што није. Другим речима, треба да имате добру руку на оно што посетиоци траже, како стижу на ваш сајт, и шта раде када стигну тамо. Важно је да ово периодично прегледате да бисте проценили да ли напредујете.
Међутим, за пребацивање огромних количина података из услуге Гоогле Аналитицс потребно је време. И можда одуговлачите.
Уместо тога, одвојите време - једном - да подесите извештаје кључних статистика. Затим те извјештаје (е) пошаљите е-поштом вама и / или другима у вашем тиму једном тједно. Можете их послати као ПДФ или као ЦСВ табелу.
Ови извјештаји о промету који се понављају из Гоогле Аналитицса уштедеће огромно време на дуже стазе. Уместо ручне посете надзорној табли Гоогле Аналитицс и прослеђивања података (када се сећате!), Сваке недеље ћете добити извештај који можете брзо погледати или покрити на састанцима тима.
Руковање комуникацијама са корисничком подршком
Мала предузећа имају тенденцију да достигну тачку када руковање питањима клијената путем редовне е-поште постаје незграпно. На крају, копирате и налепите информације из е-поште у друге софтверске системе, као што је систем за унос налога или база података контаката.
Што је још горе, важне комуникације су закопане у инбоку једног запосленог. Други у компанији немају видљивост, осим ако не заборавите да ручно пошаљете е-маил сарадницима да их држе у петљи.
Софтвер Хелп Деск као што је Гроове може бити спасилац. Системи за помоћ или за издавање карата добијају комуникацију са клијентима на једно централно место, аутоматски обавештавајући све праве чланове тима.
Онда идите боље - користите алат као што је Запиер да бисте интегрисали комуникацију са корисничком подршком са другим системима које користите. Користите Запиер да бисте послали комуникацију свом рачуноводственом софтверу (као што је ажурирање информација о контакту са купцима). Или га пошаљите свом систему за управљање пројектима (као што је потребно посебно одржавање рачуна).
Интеграцијом са другим системима избећи ћете дуплирање уноса података или, још горе, губитак времена због забуне и грешака.
Аутоматизовање накнадних маркетинг порука
Програми за аутоматизацију маркетинга, као што је Инфусионсофт, могу помоћи малим тимовима да стекну предност. Можете поставити маркетиншке кампање са низом комуникација за сваки корак.
На пример, рецимо да на вашу веб локацију дође перспектива и попуни образац за преузимање бесплатног белог папира. Можете послати низ накнадних комуникација како бисте неговали ту предност - без потребе да ручно покрећете е-пошту сваки пут. То је предност!
Попуњавање образаца на мрежи
Кад год покушавате да се пријавите за нову онлине платформу, услугу, билтен или било шта што захтева регистрацију, вероватно попуњавате образац. Попуњавање једног обрасца овде или тамо није велика ствар. Али заједно они доприносе једном од проблема у вашем животу.
Софтверски програми попут Робоформа могу аутоматски попунити ове обрасце. Нећете морати уносити исте информације изнова и изнова.
Израда резервних копија података
Ваши подаци су један од најважнијих ресурса вашег пословања. Зато су редовне сигурносне копије толико важне. Али људи заборављају или једноставно не узму времена да редовно извршавају овај задатак.
Услуге засноване на облаку као што су Царбоните и Дропбок нуде рјешења која ће аутоматски сигурносно копирати ваше датотеке у облаку.
Помоћу Гоогле диска и Мицрософт ОнеДриве можете одредити да се сви ваши документи подразумевано аутоматски чувају у облаку. Такође можете подесити аутоматско прављење резервних копија локално преко Виндовс или Аппле Тиме Мацхине.
Аутоматизујте тих 10 задатака који троше вријеме, а затим пронађите још 10 за аутоматизацију. Неколико минута се ослободило овде и тамо и на крају се повећало на сат. То су сати које можете користити за повратак и уживање у животу.
Уморни на послу Пхото виа Схуттерстоцк
5 Цомментс ▼
