Као лидер, желите продуктиван тим, тако да има смисла само ојачати правовременост и помоћи члановима тима да избјегавају лоше радне навике као што је одуговлачење.
Одуговлачење једе продуктивност особе која одлаже. Више од тога, додаје стрес - стрес процрастинатору, као и остатку тима, који се мора борити да се повуче због пропуштених рокова.
$config[code] not foundТо такође доводи до негативних емоција које нагризају тимски рад. Прокастинатор носи око кривице због тога што није благовремено, а други у тиму осећају љутњу што морају да надокнаде да неко други баца лопту.
Да не спомињем, наравно, то може наштетити вашем пословању. Одуговлачење може довести до незадовољних купаца, казне за кашњења и изгубљене будуће продаје.
Софтвер пружа једноставно решење које помаже вашем тиму да прекине навику одуговлачења. Ево 5 једноставних начина да користите софтвер да се одвојите од одуговлачења и учините вас и ваш тим продуктивнијим.
Користите календаре за њихов највећи потенцијал
Дигитални календари су савршени за прекид циклуса одуговлачења - ако их користите на прави начин. Охрабрите свој тим да испроба ове технике календара (и употребите их сами да бисте их навели као пример):
- Блокирајте одређени временски период за обављање важног пројекта или задатка у календару. Ако је то на вашем календару са сат или два одвојено да то урадите, ви сте корак ближе него једноставно стављање задатка на листу обавеза.
- Када поставите обавештење о календару, додајте линкове ка било ком документу који вам је потребан за задатак, у календарској напомени. На тај начин не губите време у потрази за документима да бисте почели - или да вас омести.
- Користите дељене календаре у својим организацијама да бисте избегли да идете назад и назад да бисте проверили доступност. Са дељеним календарима можете да видите ко је бесплатан. Такође, научите карактеристике вашег календарског програма да бисте пронашли мале хакове који олакшавају планирање. На пример, Оутлоок календари имају нешто што се назива помоћник за распоређивање који може брже да подеси састанак.
Испери и понови: Предлошци, Предлошци, Предлошци
Ништа не потиче одуговлачење као што је гледање празног екрана питајући се одакле почети за сљедећи пројект. Шаблон ће вас брже искључити са задатака као што је писање извештаја, креирање презентације или израда дневног реда састанка.
Постоје две врсте шаблона. Један је генерички шаблон који можете да пронађете на мрежи или чак у Оффице пакету који користите. Оффице 365, на пример, има много бесплатних шаблона у разним модулима као што су табеле и презентације.
Друга врста шаблона су оне које су посебно прилагођене вашем пословању. Временом ћете правити шаблоне за продајне презентације, извештаје и још много тога. Кључ је осигурати да их свако може наћи када им је потребно. Направите централну библиотеку шаблона и охрабрите све да је користе. Са заједничким фасциклама и складиштењем датотека у облаку ово је веома једноставно подесити.
Тицк Тоцк: Користите Тиме Тимерс
Понекад се одуговлачење помаже и подстиче тако што се троши превише времена на неважне задатке. Помозите свом тиму да разуме како боље распоредити своје време, да га потроши на најхитније и најважније задатке.
Овде може да помогне нешто тако једноставно као тајмер. Ако неко у вашем тиму има тенденцију да троши превише времена на читање неважних е-порука или допушта да састанци пређу, онда тајмер може да вам помогне да сачувате минуте које се сабирају у сате током недеље.
Открио сам да је свесније време чудесне ефекте. Све док нисам почео да пратим, нисам схватио колико се времена троши на задатке мање важности.
Виндовс 10 има уграђену бесплатну апликацију за тајмер. Такође можете пронаћи апликације за тајмер на Вебу или једноставно користити тајмер и аларм на паметном телефону.
Тренутне промене: Сарадња преко заједничких докумената
Претпоставимо да имате саопштење за штампу које желите да неки од ваших тимова погледа пре него што изађе преко интернета. Покушај да се свима који треба да дају допринос да га размотре и одговори може да потраје - посебно за процрастинаторе у вашем тиму.
Овде, облак долази до спашавања у облику дељених докумената у облаку.
Да ли сте знали да можете да сарађујете у програму Ворд помоћу функције која вам коаутор у реалном времену? Можете да пратите карактер измена по карактеру када неко други ради на документу. На тај начин можете све да позовете заједно и брзо сакупите све податке у реалном времену - избегавајући тенденцију да неки одуговлаче.
Мицрософт Оффице 365 такође нуди тимове за ХД видео и аудио платформе са више страна како би ваша група могла да разговара о бројевима, кампањама и пројектима са различитих локација. Ако имате клијента који жели да споји идеје за своју последњу кампању заједно, то све ставља на исту онлајн страницу.
Планер је направљен специјално за Оффице 365. Ради на свим вашим уређајима. Можете додати датотеке, задатке и чак разговарати с тимом без обзира гдје се они налазе. Обавештења путем е-поште олакшавају члановима тима да знају када им је дат нови задатак. Планер ангажује све и ажурира их о свим догађајима.
Оффице 365 Видео је још једна опција да бисте избегли одуговлачење. Отпремање и дељење видео садржаја кроз вашу компанију ставља акцију лица и уживо у писане белешке и директиве.
Користите виртуелног асистента као што је Цортана
Ево још једног хакера за избегавање одуговлачења: користите виртуелног асистента да водите белешке и истражујете ваш следећи пројекат. На пример, можете користити Цортану да вербално диктирате неколико белешки за тај велики извештај и сачувате их у ОнеНоте. Понекад је много лакше започети ако почнете са корацима бебе, као што је диктирање неколико белешки које треба укључити у извештај.
Такође можете користити Цортану да бисте разговарали о веб истраживању за пројекат. То чини да се мање осећа као напоран рад и више као једноставна дискусија, ако користите нешто попут Цортане да погледате ствари.
Као што су ови примери показали, постоји много начина да се технологија користи за почетак и избегавање одуговлачења. Па шта чекате? Почните користити неке од ових алата!
У вријеме писања овог текста, Анита Цампбелл учествује у програму Мицрософт Смалл Бусинесс Амбассадор.
Човек на лаптопу Пхото виа Схуттерстоцк
Више у: Мицрософт, Спонсоред 1
