Административни помоћници - или асистенти, како се они називају - обезбеђују техничку и административну подршку коју канцеларија треба да би функционисала. Основне одговорности зависе од описа посла, али генерално говорећи, послодавци преферирају компјутерски писмене кандидате са супериорним комуникацијским способностима, оштар организацијски смисао и напредне мултитаскинг способности. Менаџери нису увек доступни да надгледају сваки део пројекта, тако да је важна и способност самосталног рада.
$config[code] not foundОсновни захтеви
Почетни захтеви зависе од посла. Улазне позиције су обично отворене матуранти са основним канцеларија, компјутер и енглеска граматика вештине. Настава из ових предмета је доступна у локалним средњим школама и техничким школама. Ове институције такође привлаче медицинске и правне секретаре који желе да науче специфичан жаргон за индустрију, напомиње Биро за статистику рада. Многе агенције за привремено запошљавање нуде сличну обуку; међутим, послодавци углавном преферирају диплому за извршне секретарске функције.
Координација и распоред
Од одговарања на телефоне до ажурирања календара догађаја, административне помоћнице су блиско укључене у сваку значајну организациону активност једне канцеларије. Усмјеравање долазне поште и факсова на одговарајућу особу је дио посла, као и резервација састанака и састанака особља. Асистенти у већим организацијама као што су колеџи или јавне агенције такођер често служе као везе између својих шефова и различитих одјела организација.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингКореспонденција и комуникације
Уређивање и састављање дописа, извјештаја и других уредских докумената је још један кључни задатак који менаџери додјељују административним помоћницима. Послови вишег нивоа долазе са сложенијим одговорностима. На пример, извршни помоћници могу спроводите истраживања и припремите презентације и табелеод саветника школских дистрикта се може очекивати да састављају, уређују и производе материјале за одељења, одељења и школске публикације - плус билтени, кодекси, билтени и програми перформанси.
Односи са купцима
Дискреција и добар суд су неопходни квалитети за административне помоћнике, који служе као јавно лице свог послодавца. Ова улога често укључује одговарање на питања и помоћ незадовољним клијентима. На пример, од помоћника у канцеларији компаније за управљање имовином се очекује да сними детаље жалбе станара и помогне у решавању његовог питања. Помагачима су потребне врхунске вјештине рјешавања проблема и рјешавања сукоба како би се носиле с таквим ситуацијама.
Вођење евиденције и управљање подацима
Административни помоћник одржава институционалну меморију организације кроз вјештине вођења евиденције и управљања базама података. У школском округу, на пример, помоћник може да координира и одржава фајлове и индексе. Насупрот томе, удружење власника кућа може очекивати да асистенти организују и управљају општом кореспонденцијом, рачунима, кључевима, ситним новцем и радним налозима - као и интерним документима организације. У већим организацијама, помоћници могу управљати складиштима или библиотекама предузећа.
