Писање формалног дописа је ефикасан начин комуникације унутар компаније. Напишите допис ауторитативним гласом који намјерава да информира читатеља, а не да га застрашује. Допунске информације које се налазе у меморандуму познате су као прилог, а прилози се обично укључују са словима. Формални допис садржи специфичне секције и укључује иницијале писца и асистента на крају. Иако је већина меморија једна страница или мање, не заборавите да укључите резим резимеа на крају белешке ако је дужи од једне странице.
$config[code] not foundНаправите наслов за белешку, који садржи одељке „За“, „Од“ и „Предмет“. Одлучите ко треба да прими копију дописа. Ако сте укључили прилоге, одлучите коме је потребно да добијете прилоге и коме је само потребна копија дописа како би били упознати са информацијама и да су прилози дистрибуирани (на пример, менаџер је можда направио прилог и неће нужно имати копију). Укључите имена свих да бисте добили белешку у одељку "То" у заглављу. Људи које желите да копирате улазе у део белешке "цц" на крају белешке. Такође могу постојати људи којима желите да приватно информишете о меморандуму. Ови примаоци ће бити "копирани слијепо". Они ће добити копију дописа, али неће бити јавно наведени у одељцима "До" или "цц".
Напишите текст белешке јасно и концизно. Користите директан и формални језик, али немојте да дописивање звучи застрашујуће или погрдно. Дуље меморије треба да садрже заглавља параграфа како би их лакше читали.
Заврши допис. На крају тела белешке, треба да се појаве иницијали аутора, са иницијалима асистента после косе црте "КСКС / ии". Иницијали аутора се капитализирају; помоћници су малим словима. Испод тога, два места испод, треба да буде реч "прилози (к)" са бројем прилога укључених у заграду ако постоји више од једног. Затим, наведите људе које желите да копирате, или "цц." Требало би да буде у формату листе. Људи који су копирани на слепо треба да буду написани руком на својим копијама. Обавезно укључите "бцц" тако да знају да су копирани анонимно. Аутор белешке треба да наведе своје име у одељку "Од" наслова пре него што се допис подели.
Савет
Задржите додатну копију или две белешке у датотеци са прилозима у случају да неко други треба да се дода на листу за дистрибуцију.
Прочитајте меморандум за типографске грешке које промашују правописи (форма / од).
Већина софтвера за обраду текста садржи предложак подсетника ако ваша компанија није одредила да се користи.
Упозорење
Проверите да ли су сви примаоци укључени у одељак „Да“ белешке.
Меморандуми се могу користити само за интерне комуникације компаније. Комуникација са продавцима или клијентима треба да буде написана у формату слова.
