Е-пошта може бити важна, али ако не комуницираш на прави начин, могла би да нашкоди послу.
Постоје правила и смјернице за пословну етикету е-поште које можете слиједити како бисте били сигурни да је ваша комуникација е-поштом чврста. Ево 50 савета.
Бусинесс Етикуетте Типс
Имајте професионалну адресу е-поште
Пре него што почнете да шаљете е-пошту, морате бити сигурни да је ваша адреса е-поште одговарајућа. У идеалном случају, имат ћете службену адресу е-поште која завршава УРЛ-ом ваше твртке. Али ако користите лични Гмаил налог или нешто слично, само се постарајте да буде једноставно са вашим именом или иницијалима, уместо да покушавате да будете слатки или забавни.
$config[code] not foundУкључите линију директног предмета
У свакој е-поруци треба да укључите линију теме која тачно одражава садржај е-поште. Само неколико сажетака речи ће дати примаоцу идеју шта да очекује пре него што заиста прочитају вашу поруку.
Користите само „Одговори свима“ када је потребно
Када добијете е-поруке које укључују све у вашој организацији или чак неколико људи, можда ћете бити у искушењу да укључите све у свој одговор. Али то може довести до великог губитка времена за људе ако порука није релевантна за њих. Зато будите опрезни и одговорите само када је то апсолутно неопходно.
Проофреад
Не желите да одвојите време да направите одличну е-поруку само да бисте је преписали правописним и граматичким грешкама. Зато узмите минут да проверите и проверите правопис пре слања тако да можете ухватити било какве могуће грешке.
Поново прочитајте за Тоне
Али ви би такође требало да прочитате своју поруку са умом како ће је прималац прочитати. Понекад се тон може изгубити у е-пошти. Само се побрините да прочитате како намеравате.
Где су ти манири
И наравно, треба да укључите слаткише као што сте молили и захвалите се у свакој поруци.
Нека буде више формална за клијенте / старешине
Постоји много различитих нивоа формалности када је у питању електронска пошта. Зато будите сигурни да размислите о свом односу са сваком особом пре него што се превише опустите. "Хеј момци" могу бити прикладан поздрав за ваше пријатеље. Али када се ради о клијентима, вероватно желите да буде мало професионалнији.
Користите формалност за нове контакте
Исто тако, добро је држати ствари прилично формалним с људима које први пут шаљете е-поштом, док их не упознате довољно добро да бисте их промијенили.
Користите Прихватљив поздрав
Конкретније, желите да размотрите поздраве које користите за сваку особу. Генерално, треба да држите "Хеј …" људима које познајете прилично добро. "Хелло" и пуна имена су прикладнији за клијенте или прве контакте.
Држи се тачке
У самом телу е-поште желите да га задржите што је могуће краћим. Немојте да прималац чита роман само да би схватио која је ваша главна поента.
$config[code] not foundРазбијте дуге поруке
Ако имате више тачака, раздвојите текст различитим параграфима или чак бројевима да бисте лакше читали.
Будите јасни са својим позивом на акцију
Такође треба да размотрите шта желите да прималац ради са вашом поруком. Ако тражите да одговоре на одређену информацију, реците им то одмах на крају е-поште.
Користите Царе с Ацронимс и Јаргон
Ако сте у своје е-поруке укључили било који акроним или специфични жаргон за одређену индустрију, размислите о знању примаоца. Ако радите са клијентима у различитим индустријама, на пример, можда ћете желети да укључите мало више информација него што бисте то учинили са својим сарадницима.
Размислите о вашем затварању
Затим на крају сваке е-поруке желите да изаберете одговарајућу завршну изјаву. Користите нешто попут „хвала“ или „најбоље“ за пословне поруке е-поште.
Укључи блок потписа
Такође можете укључити блок потписа који садржи неке додатне информације на дну ваших е-порука. Укључите своје име и неке контакт информације.
Обавијестите све прилоге
Ако приложите било који документ е-пошти, нека прималац сазна шта је то, тако да не морају да га отварају само да би сазнали.
Не заборавите да приложите
Такође је прилично уобичајено да људи кажу да нешто додају и да онда забораве да то ураде. Зато провјерите прије слања.
Проверите величину датотеке
Али будите опрезни када прикачите велике датотеке. То чините само када је то неопходно. Или можете да покушате да промените величину фотографија или да разделите фајл на мање делове да бисте га лакше управљали.
Зип велике датотеке
Када морате да приложите велике фајлове, ставите их у.зип датотеку да бисте олакшали приматељу.
Прво питајте о тим прилозима
Такође је добра пракса да питате свог примаоца да ли је у реду да унапред пошаљете велики фајл. И онда откријте када би било најбоље време да пошаљете такав фајл.
Распитајте се о врстама датотека
Поред тога, проверите и видите које програме имају ваши примаоци, тако да можете бити сигурни да ће моћи да отварају прилоге које шаљете.
Пошаљите ПДФ-ове када је то могуће
Али ПДФ датотеке су једноставне за преглед на било којој врсти уређаја. Дакле, ако је могуће, пошаљите ПДФ датотеке уместо датотека које захтевају одређени програм.
Не отварајте прилоге од особа које не знате
С друге стране те једначине, када добијете прилог у поруци е-поште коју нисте очекивали, будите опрезни када је отворите. Ако нисте сигурни у нешто, питајте пошиљаоца о прилогу пре него што га заиста отворите.
Не делите поверљиве информације
Пошто се поруке е-поште тако лако прослеђују и деле, или случајно шаљу погрешној особи, то није прави формат за дијељење било које осјетљиве или повјерљиве информације.
Будите опрезни са хумором
Такође можете бити у искушењу да додате мало забаве или хумора својим порукама. Али пошто може бити тешко дешифровати тон у порукама е-поште, само се побрините да је врло јасно или да шале држите људима којима се заиста свиђају.
Останите далеко од глупих фонтова
Е-пошта није право место за вас да будете креативни са елементима дизајна. Држите се фонтова који су класични и лако читљиви.
Држите се црно-бело
Исто тако, клоните се јединствених боја фонтова и позадинских узорака. Класична црно-бела је најлакша за читање.
Ограничите употребу ускличника
Узвичник вам може помоћи да пренесете осећај узбуђења или нагласка. Али немојте их користити у сувишку или ваша порука неће изгледати професионално.
Употребите опрез са свим капама
Све капе такођер могу додати неки нагласак. Али може да дође и као вриштање. Дакле, ако то није неопходно, размислите о употреби курзива или нечег другог.
Користите само емотиконе са одређеним људима
Када су у питању смајлији и емотикони, држите их у разговорима са пријатељима и блиским сарадницима за које знате да их неће погрешно протумачити или их сматрати непрофесионалнима.
Размотрите различите културе и језике
Понекад се понекад поклапа са људима из различитих култура или порекла. Зато будите сигурни да узмете у обзир да приликом израде одговора не бисте никога увриједили или збунили.
Корак назад пре слања емоционалних порука
Ако се икада нађете у ситуацији у којој морате послати љуту или на други начин емоционалну е-пошту, обуците своју поруку, а затим се одмакните неко вријеме како бисте очистили главу. Затим касније вратите поруку да бисте се уверили да је то оно што желите да кажете.
Одговори на случајне поруке
У ситуацијама када примите е-поруку која није била намењена вама, одговорите пошиљаоцу да брзо обавести.
Потврдите пријем за поруке које не можете одмах добити
А ако добијете поруку е-поште која је била намијењена вама, али није нешто на шта можете одмах одговорити, само дајте пошиљатељу да знате да сте је примили и када ћете моћи да дођете до ње.
Покрените нови ланац е-поште за нове субјекте
Када шаљете некога коме често одговарате, може бити примамљиво да само један ланац иде континуирано. Али то вам може отежати одржавање разговора. Зато започните нови ланац за сваки нови субјект.
Само проследите поруке када је потребно
Прослеђивање може бити корисна функција за кориснике е-поште. Али може се и претерано користити. Дакле, пре него што проследите било коју поруку, само се побрините да су заиста неопходни да не бомбардујете људе е-поштом.
Додајте личну поруку приликом прослеђивања
Када вам је потребно проследити е-пошту, додајте личну поруку на врху да бисте објаснили уместо да само ударате напријед и да прималац прочита целу е-пошту без контекста.
Проверите садржај пре прослеђивања
И ако просљеђујете причу о вијестима или било коју врсту информација за које не можете особно јамчити, урадите нека брза истраживања како бисте провјерили точност, тако да на крају не губите вријеме на информације које нису точне.
Не додајте особе у спискове е-поште за које се нису пријавили
Ако имате групне ланце или листе е-поште које редовно шаљете е-порукама, додајте само људе на ту листу ако су вам дали дозволу.
Уљудно тражите да се скину са листе за коју нисте се пријавили
А ако сте икада додали на листу за коју се нисте пријавили, немојте се плашити да контактирате пошиљаоца и учтиво затражите да је скинете.
Дајте људима довољно времена да одговоре прије слања подсјетника
Ако сте послали поруку е-поште и нисте добили одговор, можда желите да пошаљете брзи подсетник. Само се побрините да дате особи дан или два да одговори, у зависности од тога колико дуго то обично траје.
Проверите Спам Фолдер
Такође је добра идеја да проверите ваш јунк или спам фолдер пре слања подсетника е-поштом људима - за случај да су га већ послали.
Користите поруке на даљину када сте на одмору
Када одете на одмор или ван канцеларије дуже од једног или два дана, поставите аутоматску поруку или поруку на даљину како би људи добили брз одговор када вам пошаљу е-пошту.
Нека људи знају када одговорите
У тој поруци укључите датум када ћете се вратити у канцеларију и када очекујете да ћете моћи да вратите е-поруке како би знали када да очекују одговор.
Дајте им још један контакт за хитна питања
И само у случају да су сва питања посебно хитна, укључите још један контакт унутар вашег предузећа са којим могу ступити у контакт.
Додајте последњу адресу е-поште
Ако правите нову е-пошту, почните са темом и садржајем пре додавања адресе е-поште примаоца. Ово ће вас спречити да случајно пошаљете прерано.
Двапут проверите Примаоца
Такође желите да будете сигурни да га шаљете правој особи. Зато увек двапут проверите то пре него што пошаљете.
Трипле-цхецк Наме Спеллинг
И вратите се и још једном проверите да ли сте исправно написали име особе у е-пошти. У овом случају не можете бити превише опрезни.
Побрините се да ваше име буде исправно приказано
Такође треба да се уверите да се ваше име приказује исправно у вашем потпису и пољу пошиљаоца.
Брзо брисање ако је потребно
Неки клијенти е-поште као што је Гмаил имају функцију која ће вам омогућити да избришете послате е-поруке ако то одмах учините. Дакле, ако сте заборавили да двапут проверите, избришите е-пошту брзо пре него што дође до примаоца.
Емаил Пхото преко Схуттерстоцка
Више у: Популарни чланци 9 Коментари ▼
