Мицрософт тимови су комуникациони алат у оквиру система Оффице 365 који малим предузећима омогућава једноставан начин комуникације и сарадње са запосленима. За оне који нису користили Мицрософт тимове, може вам помоћи да добијете неке корисне савете и увид од стручњака да бисте то најбоље искористили.
Мицрософт Теамс Типс
Симона Миллхам је тренер за Мицрософт Цертифиед тренера и тренер за платформу за учење информационих технологија (ЦБТ Нуггетс). Она је поделила неке корисне савете за постизање највише Мицрософтових тимова за мала предузећа у емаил интервјуу са Смалл Бусинесс Трендс.
$config[code] not foundМинимизе Емаил Цоммуницатионс
Једна од највећих предности Мицрософт тимова је у томе што омогућава компанијама да све своје комуникације организују на једном месту, уместо да се ослањају на дугачке ланце е-поште који се лако могу изгубити у мешању. Дакле, ако желите да искористите Мицрософт тимове, користите га уместо, уместо, е-поште за интерну комуникацију.
Миллхам каже: “Ако неко пошаље е-маил тиму који поставља релативно тривијално питање, и сви се одазивају, то генерише ужасно много е-поште. Разговори су у срцу тимова, што олакшава преглед тема и брзо реагује тамо где је то релевантно. ”
Делите разговоре са новим члановима тима
Мицрософт тимови такође могу олакшати укључивање нових запослених. Када направите нови посао, или додате новог члана тима у нови пројекат, можете подијелити разговоре из те нити или пројекта с њима како би могли лако надокнадити, а не прослиједити им бројне поруке е-поште или им предати тешке документе.
Држите се неколико група
Мицрософт тимови вам дозвољавају да одредите различите групе унутар организације тако да можете водити разговоре са релевантним члановима тима. Али немојте претјерано стварати групе за сваку могућу комбинацију запослених одмах. Размотрите ко најчешће ради заједно на пројектима и креирајте само оне групе које имају смисла како не би преплавиле све тона опција. Увијек можете додати више касније.
Имајте циљ за сваку групу
Ако се трудите да одредите са којим групама желите да почнете, размислите шта желите да постигнете за сваку групу. На пример, можда желите групу само за управљање на највишем нивоу, на коју ћете се обратити када доносите велике стратешке одлуке. Али можда желите и групе само за специфичне сврхе, као што је ИТ подршка и маркетинг друштвених медија.
Додајте групе као што идете
Одатле, увијек можете додати групе како их специфични пројекти позивају. Рецимо да имате посебан пројект клијента који укључује људе из неколико одељења који обично не раде заједно. Направите групу која је само за ту инстанцу тако да ти радници не морају да комуницирају у општој нити.
Подесите аудио конференције
Мицрософт тимови такође нуде функцију аудио конференције тако да можете да организујете гласовне састанке унутар одређених група или само са једним или два члана тима. Ово може бити посебно корисна функција поготово ако имате неке чланове тима који раде на даљину. Можете га користити и за комуникацију са спољним клијентима путем нове функције за приступ госту.
Направите комуникацијску стратегију
Наравно, Мицрософтови тимови нису једини Мицрософтов производ који нуди комуникацијске функције као што су цхат и аудио позиви. Али Миллхам упозорава да се не треба превише уплитати у коришћење сваке опције. Уместо тога, креирајте специфичан план који приказује у којим ситуацијама ћете користити Мицрософт тимове за комуникацију у односу на друге платформе.
Миллхам објашњава: “Мислим да је један од највећих изазова да се пословним корисницима помогне да разумеју КОЈИ алат Мицрософт Оффице 365 користи ВХЕН. Постоји преклапање између функционалности тимова, Иаммер-а и Скипе-а за бизнис, што је заиста збуњујуће за кориснике, и вероватно ће само подесити повратак на е-пошту без неких смјерница. Моја препорука је да предузећу треба неко време да размисли о томе који ће алати најбоље одговарати различитим деловима њихове организације - и покренути неке пилоте са различитим групама корисника - и онда пружити смернице и свест крајњим корисницима. ”
Тестирајте стратегије комуникације
Као што је Миллхам навео, може бити корисно заправо тестирати различите комуникацијске стратегије у вашој организацији како бисте видјели што најбоље функционира за ваш специфични тим. На пример, можда ћете приметити да има смисла користити Скипе за позиве клијената ако већина ваших клијената већ има Скипе ИД и не желе да се пријаве за приступ за госте са Мицрософт тимовима. Али можете се одлучити да све интерне позиве унутар тимова задржите ради једноставности. Само будите отворени за унос запосленика како бисте могли оптимизирати свој план према њиховим потребама.
Будите у току са новим функцијама
Мицрософтови тимови се стално мењају и додају нове функционалности које могу користити вашем тиму или промијенити начин на који користите платформу. На пример, Мицрософт је тренутно у процесу интеграције Скипе фор Бусинесс функционалности у тимове. Миллхам препоручује да проверите документацију и практична упутства за Мицрософтове тимове за више информација и ажурирања о свим променама или новим функцијама.
Траин Иоур Емплоиеес
Такође је важно да се уверите да ваши запослени разумију како да на најбољи начин искористе Мицрософт тимове. И за ту сврху постоји довољно ресурса. ЦБТ Нуггетс пружа једну опцију за обуку Мицрософт тимова.
Миллхам каже: “За власнике малих предузећа, то укључује преглед ресурса које треба узети у обзир приликом постављања тимова и подстицање усвајања од стране корисника. За запослене, он покрива како користити канале, разговоре, састанке, дијељење датотека, вики и друго.
Слика: Мицрософт
1
