Захваљујући модерној технологији, много канцеларија је сада готово потпуно без папира. Важни документи се креирају, потписују и шаљу искључиво он-лине, и чувају се за лак приступ свим странама. Иако је згодно имати све ваше пословне папире у дигиталном облику, можда још не желите да се отарасите штампача. Питали смо панел експерата из Иоунг Ентрепренеур Цоунцил: т
$config[code] not found„Много се посла сада обавља онлине, а многи документи се уопште не штампају. Ипак, постоје неке ситуације у којима је потребна штампана копија. У који је један документ увек потребно имати физичку копију и зашто? "
Пословни документи које треба увек да штампате
Ево шта су чланови ИЕЦ заједнице морали да кажу:
1. Вредности ваше компаније
„Постављање штампаних материјала на папиру увек их чини реалнијим. Способност да се додирне и осети, коментарише или чак одбаци чини их стварнијима. Ја лично волим да се вредности вашег предузећа одштампају и седе на вашем столу или да висите на зиду, да служе као константан подсетник о томе шта сте ви (и нису). ”~ Цореи Еулас, Фацториал Дигитал
2. Уговори
„Једна врста документа за коју мислим да бисте требали увек да одштампате и ускладиштите на мрежи је сваки уговор. Ово су важни преговори и правни документи, и никад не знате када се морате вратити и упутити на њих. ”~ Јацкуелине Маррано, Маррано Солутионс, ЛЛЦ.
3. Дозволе, дозволе и документи са повишеним печатом
„Требате чувати папирне копије пословних дозвола и дозвола, јер често прописи захтијевају од вас да то учините. Такође, физичка документа било чега са оригиналним потписом или појачаним печатом треба чувати и ставити на сигурно место. Репродукција предмета са печатима неће бити правилно приказана у дигиталном облику и не би се сматрала оригиналним документима од стране многих ентитета. ”~ Блаир Тхомас, еМерцхантБрокер
4. Планови за хитне случајеве
„Важно је одржавати физичку копију било које информације или процедуре која ће бити потребна ако хитан случај онемогући приступ компјутеру. Ово може укључивати информације за контакт у хитним случајевима, процедуре за заштиту од пожара, процедуре за евакуацију у уредима и планове за континуитет пословања. ”~ Рогер Лее, Хуман Интерест
5. Ваши циљеви
„Више не користим оловку и папир. Све се чува на мом рачунару или на мобилном уређају. Такође верујем да сам зелен и да сам се вратио на папир. Али ако бих одштампао било који комад папира, то би били моји циљеви. Имам листу кварталних, годишњих, трогодишњих и десетогодишњих циљева које сваки мјесец прегледам како бих био сигуран да сам на правом путу. ”~ Јеан Гинзбург, Гинбалл Дигитал Маркетинг
6. Ваш животопис
„Један документ који увек треба да има физичку копију је ваш резиме. Увек је добро имати свој животопис са вама као референцу у интервјуу. Такође показује да сте спремни и озбиљно искористите прилику. ”~ Владимир Генделман, компанија Фолдерс, Инц.
7. Лозинке
„Чувајте физичку копију свих релевантних лозинки које користите током дана. Те информације вероватно не би требало да се чувају било где на интернету, да би се спречила могућност хаковања или крађе идентитета. ”~ Андрев Сцхраге, Персонал Црасхерс
8. Сертификати о залихама
„Приликом издавања залиха пословним партнерима или запосленима, важно је задржати штампану копију, као и дигиталну копију, у случају да се копија изгуби. Обично ће запослени добити копију на папиру након што искористе своју опцију за куповину акција. ”~ Сиед Балкхи, ВПБегиннер
9. Све датотеке од кључног значаја за ваше операције
“Постоји неколико врста докумената које сматрамо практичним у штампању. То су потписани клијентски уговори, кадровски кадрови и полугодишњи прегледи, приручници наше компаније (један по запосленом), основне вредности наше компаније (са поносом), визуелне контролне табле за продају, кључни тромесечни напредак циљева и потребна корпоративна, осигурање и државна обавештења о људским ресурсима. ”~ Јое Беццалори, Интерацт Маркетинг
10. Потврде о плаћању
"Док су дигитални рачуни одлични, још увијек је добро имати могућност штампања потврда када је то потребно из пореских разлога или за другу документацију." ~ Серенити Гиббонс, НААЦП
11. Ваша пословна картица
„Увек држим пословне картице при руци. Никада не знате где или када ћете срести некога док сте напољу и ко ће касније желети да се повеже са вама. Држим 10 или више различитих локација, као што су торба, јакна, ауто, новчаник, носилац пасоша, писаћи стол и дом. Такође, побрините се да ваше картице буду незаборавне као ви. Лако их је изгубити, па урадите што можете да дизајнирате нешто што одражава вашу јединственост. ”~ Карло Тањуакио, ГоЛеанСикСигма.цом
Пхото виа Схуттерстоцк
4 Цомментс ▼
