Један од највећих изазова с којим се многе компаније суочавају када се труде да остану у складу са одређеним владиним прописима је да правилно имплементира софтвер за праћење времена. Уз мноштво опција, укључујући и лов-тецх и хигх-тецх, може бити изазов одредити прави софтвер, праве методе и најбоље праксе за имплементацију у цијелој компанији.
Ево прегледа најбољих пракси које укључују неке од основних и важних пракси за проналажење одговарајућег софтвера за праћење времена за вашу организацију.
$config[code] not foundИмплементирајте праћење времена од врха, доле
Ништа не може деморализовати запослене више од осећања да постоји двоструки стандард, посебно када је у питању праћење њиховог времена. Када шеф не само да промовише праћење времена, већ га и користи, то помаже запосленицима да истакну важност праћења времена за све укључене.
Постоји много креативних начина да се цијела организација држи одговорном. Огласна агенција Цолле + МцВои имплементирала је не само систем за временски распоред, већ и софтверско рјешење које омогућава да се фрижидер за пиво у цијелом подузећу отвара сваког петка, под увјетом да се сви радни листови запосленика доставе на вријеме.
Према Адвеек:
“Цолле + МцВои је изградио чудесну машину названу ТапСервер -“ мулти-кег пиварски систем за примену ”који користи РФИД и прилагођени софтвер да би проверио да ли сте престали да будете лењи гит, завршили своје временске табеле и зарадили бесплатну пинту.. ”
Нарочито са нечим што је потенцијално непопуларно као праћење времена, знајући да је шеф довољно вредан да то уради сам и да примени иста правила на нивоу компаније може бити снажан мотив за све остале да ураде свој део посла.
Понудите неопходну обуку
Комуникација је све. Побрините се да сви разумеју шта је укључено у тачно праћење времена може да промени начин на који ваши запослени реагују на ваше нове политике временског плана скоковима и границама. Упркос добрим намерама запосленог, ако не разумеју шта је у питању, то може довести до грешака и недостајућих информација о временским таблицама.
Ово је посебно важно за компаније које раде са владиним агенцијама, имају типове запосленика по сату или плате, или било које друге организације које имају строге захтеве за праћење времена. Одговарајућа обука често може значити разлику између задржавања и губитка вриједног уговора.
Аутоматизујте цео процес
ДЦАА Невс је организација која пружа информације за уговараче који желе да постану ДЦАА-усаглашени и сигурни владини уговори. Пошто одржавање усклађености са ДЦАА захтева прецизно праћење времена, вреди поменути једну од препорука ДЦАА Невс:
“… Прескочите било који облик ручног књиговодства; Учините ваш живот лакшим помоћу аутоматизованог софтверског система који подржава ДЦАА. Ови софтверски пакети могу да обавесте који подаци треба да се прате, да аутоматизују одобравања, да омогуће запосленима да уђу или изађу са било ког места, креирају рачуне, омогуће преузимање у КуицкБоокс, време за остављање трагова, креирање изузетно детаљних ад хоц извештаја, обезбеђивање лозинке заштите и тако даље. Ови софтверски пакети могу омогућити менаџерима да управљају више опипљивим задацима, док истовремено могу да виде тачне податке о временском распореду.
Не само да ће вам аутоматизација пословних процеса омогућити да будете у складу са владином политиком, већ ће такође значајно помоћи да ваши подаци о предузећу буду безбедни. Према ИБМ-овој студији, “95 посто свих сигурносних инцидената укључује људску грешку.” Да, то је инсанели хигх.
Аутоматизовање ваших процеса не само да ће ублажити тај ризик података, већ ће вам такође помоћи да се придржавате правила, и док год адекватно обучавате своје особље да прати ове нове системе, ваша организација ће моћи да искористи ваш систем временске карте..
Премести у запослене по сату
Док запослени који плаћају плаћу могу звучати добро у теорији, у пракси, аранжман ретко ради за послодавца или запосленика. Превише је лако за запосленог да искористи предност плата које нису оријентисане ка резултатима, док многи послодавци покушавају да од запосленог добију више од свог новца. Резултат је често потезање тегљача када је продуктивност крајња жртва.
Април Дикман, пишући за Гет Рицх Словли описује неке од ових изазова:
"На другом послу речено ми је да је плаћање значило да" ако затворимо канцеларију рано, и даље ћете бити плаћени. "Али затворили смо канцеларију можда два или три поподнева ван године, и било их је много, много догађаја који су захтевали 8 + сатни дани. Једном сам ставио 22-сатни дан за посебно велики догађај. "
Много боље решење је да се сви запослени преместе на сатницу, при чему свака страна јасно разуме шта се очекује и има много мање простора да неко искористи друге.
Снимајте своје време дневно
Једна од највећих грешака коју многи чине је снимање листова времена на крају седмице. Многи од нас се једва могу сјетити што смо имали за доручак јучер, а камоли да се сјећамо и рекреирамо цијели радни дан након чињенице. Да бисте одржавали добре записе и најбоље праксе, побрините се да сви у компанији биљеже своје временске табеле најмање једном дневно.
Насупрот томе, како би се то олакшало, побрините се да процес снимања временског обрасца није толико замршен да је то главни задатак. Снимање распореда не би требало да траје више од неколико минута сваког дана.
Иако засигурно нису исцрпни, ове најбоље праксе у вези с радним временом су неке од најважнијих, и нажалост, превиђене.
Ако ваша организација може да их имплементира док се систем имплементира, а може наставити да комуницира јасно и ефикасно са својим запосленима - ваша компанија ће функционисати све боље за то.
Штоперица Пхото виа Схуттерстоцк
7 Цомментс ▼
