У било којој канцеларији постоје задаци које треба завршити како би се посао наставио кретати напријед. Ови задаци, који спадају под кровни чин, обично су прилично једноставни и лако их је овладати, и обично су додељени радницима на почетном нивоу. Упркос чињеници да су чиновнички задаци као што су типкање и подношење докумената релативно основни, потребно им је доста времена - иу многим случајевима, руководиоци и запослени на средњим нивоима су фокусирани на друге приоритете и нису у могућности да прате све што треба да се уради. Из тог разлога, многе компаније запошљавају службенике за помоћнике који су посебно задужени за обављање ових задатака.
$config[code] not foundЗаједничке клерикалне активности
Назив службеника за помоћ у служби односи се на појединце који подржавају или помажу сарадницима са широким спектром задатака. Неки од најчешћих послова који спадају у ову категорију укључују уписивање докумената, архивирање, одговарање на телефоне, управљање поштом, унос података, фотокопирање, факсирање и сортирање и испоруку долазне поште. Стручњаци за административну подршку могу такође бити одговорни за одржавање и наручивање залиха и руковање другим задацима, као што је наручивање хране за састанке. Преузимајући ове одговорности и скидајући их са туђих таблица, они помажу да уред функционише глатко и осигура да све остане организовано.
Иако се општа службеничка подршка фокусира на ове опште задатке, у неким предузећима или одјељењима службеничка подршка може бити усмјерена на специфичне активности или захтијевати више специјализираних знања. На пример, службеничке активности у одељењу финансија могу укључивати књиговодствене задатке, управљање обавезама према рачунима и потраживањима, помагање са платним списком, или сортирање и верификовање извештаја о трошковима. Ако радите у владиној канцеларији, можете бити одговорни за подношење дозвола или управљање поштом. Без обзира на ситуацију, већина административне подршке укључује репетитивне, дефинисане задатке, а не стратешки или оперативни рад.
Вјештине и образовање
Већина чиновничких помоћних улога је улазни ниво, и стога обично захтевају средњу школу или еквивалент. Неки појединци завршавају додатну обуку у канцеларијској администрацији кроз програм образовања одраслих или колеџ, док други улазе у ове улоге са дипломом бачелора као начин да стигну до врата за позицију са већим одговорностима и већом платом.
Познавање основних уредских задатака је најважнија квалификација за улоге службеника. Док ће компаније пружати обуку на радном мјесту у специфичним процесима и процедурама, очекују да службеници за помоћ у служби уђу у посао са опћим скупом вјештина. Ове вјештине укључују знање о кориштењу основних уредских стројева (факс, копир, итд.); опште компјутерске вештине, укључујући способност да се укуца 60 речи у минути или брже, као и основна обрада текста и софтвер за табеларне прорачуне; способности подношења; вјештине уноса података; и могућност коришћења телефона и учење телефонског система компаније.
Послови за административну подршку такођер захтијевају одређени број вјештина. Професионално понашање је обавезно, као и изузетне организационе способности. Вештине корисничког сервиса су важне, посебно ако ћете бити у интеракцији са јавношћу, и од виталне је важности да будете детаљно оријентисани. У неким индустријама, као што су здравствена заштита и финансије, од службеника за техничку подршку се такође очекује да буду упознати са индустријским прописима који се односе на информацијску сигурност и личне податке, те да у складу с тим проводе свој посао.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингПлаће за клеричку подршку
Пошто се службеничка подршка сматра почетном позицијом, плате су релативно ниске. Према ПаиСцале.цом, просечна сатница за службене позиције за подршку је 12,87 долара, за годишњу плату од око 30.000 долара. Плата је углавном сразмерна искуству, али чак и најискуснији стручњаци за подршку ретко зарађују више од 40.000 долара годишње. Међутим, постоји простор за раст у овој области, будући да многи људи прелазе на више плаћене административне или извршне помоћне улоге, или прелазе на различите послове унутар организације. Према ПаиСцале.цом, веома је уобичајено да пружалац техничке подршке у медицинском пољу пређе на медицинског асистента, медицинску сестру или медицинску сестру.
Индустрије које највише плаћају за административну подршку су влада и стручне, научне и техничке службе. Међутим, здравствена заштита је такође високо плаћена област, и једна индустрија у којој се очекује да ће бити барем неки раст у наредним годинама.
Трендови индустријске подршке индустрији
Као и код многих других индустрија, технологија мијења службеничку подршку и начин рада. Многи задаци који су претходно обављени ручно сада се могу обавити преко рачунара, чиме се штеди време и повећава потреба за додатном обуком. Унутар овог подручја, појављују се два главна тренда који мијењају лице клерикалне подршке.
Прво, прелазак на канцеларије без папира мења лице - иу неким случајевима, елиминише потребу за - службеничком подршком. Компаније се крећу без папира, или барем мање папира, из више разлога, укључујући побољшану одрживост, бољу организацију и смањене трошкове. У ствари, студија коју је спровела Гартнер из 2014. показала је да је трошак за америчке компаније повезане са чувањем и преузимањем папирних докумената негде око 25 до 35 милијарди долара годишње. Користећи дигиталне услуге за креирање, чување и организовање докумената, предузећа могу потенцијално уштедјети новац и постати ефикаснији.
Што се тиче административне подршке, то такође значи да је потреба да неко физички документује документе - или да штампа и штампа писма, прати документе, итд - се смањује.Док неке компаније бјеже од службених позиција (Завод за статистику рада не планира до 2026. године, у великој мјери због технологије), друге мијењају квалификације за таква радна мјеста и захтијевају напредне компјутерске вјештине и искуство управљања електронским документи.
Други тренд који утиче на поље административне подршке је успон виртуелног асистента. Виртуални асистенти, познати и као ВА, су асистенти или помоћно особље које ради на даљину и пружају многе исте услуге као асистент у канцеларији. Многи ВА раде за предузетнике или власнике малих предузећа којима је потребна подршка, али не могу да приуште или немају простора или опреме да запосле некога да ради пуно радно време у канцеларији. Поново, технологија је кључна за ову индустрију, јер виртуални асистенти раде путем интернета, користећи е-пошту, дијељење докумената и другу технологију за руковање задацима за своје послодавце. Док су неки стручњаци специјалисти и баве се задацима као што су друштвени медији и управљање веб страницама, неким предузетницима је једноставно потребан неко да управља својим е-маилом и одговори на упите клијената.
Пошто су виртуални асистенти обично самозапослени или раде на слободној основи, они често могу да плате већу плату од оних који раде у канцеларијама. Неки ВА такође раде за више клијената одједном, повећавајући њихов потенцијал зараде. У просјеку, ВА зарађује између 10 и 25 долара по сату.
Стављање службеничке подршке
Иако службенички службеници можда нису толико богати као што су некада били, они су и даље доступни. Већина отвора је створена прометом и асистентима који одлазе у друге прилике.
Добар резиме за административну подршку истакнут ће ваше административне и техничке вјештине. Покажите послодавцима да сте организовани, оријентисани према детаљима, да добро решавате проблеме и да имате одличне комуникацијске вештине. Будите сигурни да истакнете своје техничке вештине на квантитативан начин; назначите колико брзо можете да откуцате речи у минути и наведите софтвер који знате да користите. Док детаљно описујете своје искуство, истакните задатке и достигнућа која откривају ваше клерикалне вјештине, посебно оне које вас могу издвојити од других кандидата. Изнад свега, будите пажљиви са вашом граматиком и правописом. Као и код било ког резимеа, грешке у писању и лоша граматика слабо се одражавају на ваше вештине, али у пољу као детаљно оријентисан као техничка подршка, морате бити савршени. Нико не сме да запосли дактилографа који не може да добије свој сопствени животопис.
Канцеларијски послови се обично могу наћи на огласним плочама или на веб страницама компанија. Привремене агенције су такође добро мјесто за проналажење ове врсте посла. Рад као темп даје вам прилику да изградите своје вјештине у разним компанијама. Неке агенције ће направити дугорочне положаје, или ћете бити запослени на пуно радно вријеме након што сте радили као темп. Стажирање је још један начин да изградите своје вјештине подршке у уреду. Иако многе компаније са формалним програмима стажирања омогућавају стажистима да раде на специфичним пројектима, од стажиста се често очекује да “плате своје дугове”, преузимајући службене задатке. Очекујте да ћете провести неко вријеме у било којем стажу радећи неке пријаве, унос података, управљање поштом или одговарање на телефоне - али погледајте као прилику да развијете вјештине које би касније могле бити корисне.
Макинг Иоурселф Неопходан
Само зато што је чиновнички рад обично улазни ниво, то не значи да не можете бити важан део тима. Заправо, ако будете неопходни за вашег шефа и сараднике, можете повећати ваше шансе за унапређење и коначно имати сопствени тим за административну подршку. За почетак, схватите свој посао озбиљно и учините најбоље што можете са сваким задатком - без обзира на то колико је он опак или досадан. Као и код било ког другог посла, постоје делови вашег посла који волите и делови које мрзите, али треба да третирате и оне важне и да их добро обављате.
Друго, научите да постављате приоритете. Шансе су да ћете у сваком тренутку имати више пројеката и задатака на вашем тањиру, посебно када пружате подршку читавом тиму или канцеларији. Научите да одредите који је главни приоритет и шта можете сачекати, и развијете системе који ће осигурати да сви добију оно што им је потребно када им је то потребно. Мултитаскинг и управљање временом су виталне вјештине за службеника техничке подршке, а упознавањем циљева и приоритета компаније и чланова тима можете пружити највиши ниво подршке.
Треће, будите спремни ићи на додатну миљу. Ваш задатак је да пружите подршку, а то би могло значити да преузмете неколико додатних задатака ту и тамо. Неопходни асистенти су увек спремни да уче, и урадиће све што је потребно како би не само обавили посао, већ и решили проблеме и спречили да дође до криза. На пример, ако видите да је неки сарадник послао меморандум који садржи велику грешку, немојте само штампати и дистрибуирати документ. Потврдите са сарадником да су информације тачне - и унесите измене по потреби.
Коначно, будите професионални и љубазни у сваком тренутку. Могуће је да вас други у организацији третирају грубо или вам не дају поштовање које заслужујете, али ипак одржавате свој професионализам. Третирајући свакога љубазно и са поштовањем, повећат ћемо ваше залихе у компанији, поготово ако развијете репутацију дискреције и спремности да помогнете. У вашој службеничкој позицији, вероватно ћете имати приступ великом броју информација, али се одуприте искушењу да оговарате или поделите оно што знате. Стицање поверења вашег шефа и сарадника може да вам помогне да унапредите своју каријеру, док служите као канцеларијски трач који ће осрамотити вашу репутацију и потенцијално вас спречити да напредујете.
