Координатори конференција, или планери састанака, обично су укључени у сваки аспект конференције, од добивања иницијалних уговора потписаних до чишћења на посљедњи дан догађаја. Између тога постоји широк спектар задатака које можете очекивати да ћете се сусрести. Од 2014. године постоје значајне могућности на терену које се очекује да ће трајати најмање до 2024. године, као што Завод за статистику рада предвиђа пораст запослености за координаторе конференција на око 10 посто.
$config[code] not foundПред-планирање
Као координатор, ваша је одговорност да се побринете да сви детаљи који су потребни вашим клијентима буду у писаном облику у уговору пре него што почнете да се припремате за конференцију. Састат ћете се с водством организације како би сазнали детаље о томе колико се од њих очекује да присуствују, каква су оброка и залогаје потребни, од којих се циљних публика састоји, која је сврха конференције и какав прорачун под ограничењима клијента. Поред тога, мораћете да преговарате са продавцима, објектима и другим добављачима услуга и запишете укупне трошкове догађаја. Обично ћете имати буџет у којем морате радити.
Организујте догађај
Када довршите све детаље о томе где ће се догађај одржати и ко ће вам пружити услуге, онда ћете бити одговорни за организовање тих детаља у неометан рад. Мораћете да утврдите које ће собе користити различити говорници у зависности од тога колико је популарна предвиђена радионица и колико је гостију предвиђено за куповину улазница за банкете. Са вашим клијентом ћете бити одговорни за избор менија, аранжмане за столове и забаву, као и за организовање микрофона и аудиовизуелних потреба говорника. Ако учесници бораве у хотелима који нису у саставу конференције, можда ћете морати да организујете превоз за њих. До тренутка одржавања догађаја, требало је да направите детаљан распоред и листу контаката за сваку услугу.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингМонитор Евент
Током конференције, од вас ће се очекивати да будете на позиву да се побринете за захтеве у последњем тренутку и да осигурате да су продавци тамо где би требало да буду. Рано првог дана, обићи ћете објекат како бисте били сигурни да ће изложбене кабине бити постављене на одговарајући начин, да је хотел спреман за долазак гостију и да је сигнализација адекватна. Можете носити воки-токи или бити спремни на мобилни телефон да одмах реагује на захтјеве клијената. Поред гледања напретка конференције док се одвија, ваша одговорност је првенствено да отклоните проблеме и ријешите проблеме који се појаве.
Пратити
Ефикасан координатор конференције обезбеђује праћење са клијентима како би се утврдило да ли се догађај сматра успешним. Такође ћете морати да наплатите плаћање одмах након догађаја и да платите продавцима. Направите анкету за учеснике да попуне пре напуштања догађаја и поделите резултате са својим клијентом. Састанак са водећим организаторима из компаније која је одржала конференцију за повратне информације. Пошто многи координатори конференција такође учествују у продаји својих услуга, можда ћете морати да тражите посао координације следећег састанка или конференције када обављате ово праћење.
