Добро организована канцеларија штеди време и чини вас срећнијим и срећнијим сарадницима.
Морати да газите кроз гомиле папира, збркане фиоке, замршене жице и кутије ствари које седе около, можда се не чине као велика ствар, али то је прави физички терет када сматрате да је време проведено у лову за стварима које треба лако пронаћи, али нису. Неорганизовани електронски досијеи и конфузија су велики проблем.
$config[code] not foundЗатим ту је ментални терет. Без обзира да ли то свесно схватате или не, неред је можда све наглашавао.
Ево 21 начин организовања физичких и електронских радних простора.
Скини то са пода
Идите вертикално са полицама за књиге и полицама. Често нам понестаје простора за радну површину или подног простора. Вертикално складиштење чини ефикасније коришћење простора и ставља више на ниво очију.
Направите „Центре активности“
Ставите све што вам је потребно за завршетак активности у једном подручју, посебно ако редовно обављате неку активност. Нећете губити време тражећи и скупљајући оно што вам је потребно. На пример, материјал и опрема за паковање и отпрему треба да буду у једној области. Или направите полицу за ствари које понесете са собом када путујете, као што су путна актовка, неопренске рукавице и преносни пуњачи.
Филе Ит, Скенирај, Схред Ит
Немојте користити своју радну површину као своју пристиглу пошту, јер се критички папир (као чекови!) Може изгубити. Потписани уговори и друге ставке које желите да задржите у папирној форми треба да се поднесу одмах. Скенирајте било шта друго у дигиталну форму. Уништите и баците или рециклирајте папир.
Фолдер фор Еверитхинг
Имајте фасциклу за све папирне документе. Пендафлек висеће фасцикле, заједно са унутрашњим фасциклама манила, су јефтино решење. Означи обоје. Пендафлек фасцикле су ваше резервисано место у кабинету за архивирање и треба их увек оставити. Унутрашњи директоријум је онај који извадите по потреби. Онда је лако прерадити манила мапу у њен пендафлек када завршите.
Врап Цомпутер Цордс
Имаш компјутерске каблове и електричне каблове у запетљаном нереду? Ниси једини. Срећом, специјалне завојнице и навлаке за каблове могу да одрже ствари уредним. Означите ваше жице, тако да можете наћи праву када морате да искључите или померите нешто.
Користите плутајуће плоче да бисте задржали ставке "врх ума" испред вас
Ако треба да погледате контролну листу за неки задатак или неку врсту подсетника, закачите га на таблу која се налази у близини вашег стола. Ово је добро за сваки нови процес све док не постане укоријењена навика. Једноставно откажите ставку када више не морате да је упућујете.
Чувајте све Приручнике на једном месту
Да ли је икада потребно да погледате упутство за рад вашег штампача? Или пронађите мали летак с упутама који сте добили уз Блуетоотх слушалице? Ако поставите све приручнике у посебну ладицу, пластичну кутију или фасциклу - нећете морати да их ловите.
Направите подељене фиоке
Ако ваше фиоке немају уграђене преграде, купите јефтине металне или дрвене преграде - или још боље, рециклирану пластику. Организујте пуњаче за уређаје; оловке; спајалице; нотепадс и стицки нотес; маказе и друге предмете. Не само да организована фиока штеди време, већ ћете се осећати мање под стресом ако не морате да роните у збрканој збрци неколико пута дневно.
Користите етикету за организовање полица
Нису потребне само датотеке. Полице и фиоке могу имати користи од означавања. На тај начин сви у канцеларији знају право мјесто за повратак ствари.
Задржите листу „Да урадите“
Ментална бука је једнако проблем као и физички неред. Једна од кључних тачака у систему Геттинг Тхингс Доне је да извадите ствари из главе и на папир (или електронску листу). На тај начин можете да се усредсредите на задатак. Само држи своју листу задатака кратком и чистом.
Одржавајте недељно одржавање и чишћење
На крају сваког радног тједна, ставите ствари кориштене током седмице на њихова мјеста. Сломљени или скупљени папирни снопови. Ако не дозволите да се сметње акумулирају предуго, лакше је остати организиран.
Користите локацију централног облака за документе компаније
Фантастичан начин да се уштеди време и избегне потреба да свако постави сопствени “виртуелни систем за архивирање” је да користи једну централну локацију у облаку за документе компаније. Опције као што су Гоогле диск или ОнеДриве омогућавају да подесите централне фасцикле по темама или клијенту да бисте делили документе.
Користите Пројецт Манагемент или Таск Манагер Софтваре
Систем управљања пројектима чува запослене на трагу пројеката. Још важније, елиминише папирне листе задатака и инструкције за е-пошту и конфузију која произлази из њих.
Скенирајте потврде и чувајте их у облаку
Тада можете одбацити папирнате рачуне. Са новијим мобилним апликацијама не треба вам чак ни скенер - само снимите фотографију. Помоћу напредних апликација можете аутоматски синхронизовати рачуне са вашим рачуноводственим записима или евиденцијом кредитних картица (избегавајући ручно куцање).
Користите обележиваче за брзи преглед
Да ли икада проводите вријеме у лову за линковима на референтне локације које се понављају или екране за пријаву? Или се не сећате где да их нађете? Обележите их и организујте обележиваче у фасцикле, тако да можете доћи до њих у неколико кликова.
Сачувај листе фаворита за понављајуће налоге
Други временски прекидач је да сачувате листе фаворита код онлине продаваца које редовно користите. На тај начин не морате да тражите исте залихе сваки пут када купите. Сајтови као што је Стаплес.цом омогућавају вам да сачувате листе фаворита, а то је супер згодно.
Архивирајте старе датотеке
Ако нисте користили компјутерске датотеке (посебно е-поруке!) У протеклих годину дана, архивирајте их. И даље ћете их имати, али нећете морати да пролазите кроз њих да бисте пронашли тренутне ставке. Размислите о постављању правила за брисање архивираних датотека и након одређеног времена.
Имати одговарајући Анти-Вирус и Анти-Малваре софтвер
Мало ствари може проузроковати више сметњи и конфузије него изгубљених датотека или изгубљеног времена због рачуналних вируса и напада малваре-а. - рекао је Нуфф!
Користите апликацију за организовање белешки
Обратите пажњу на апликације као што су Еверноте, Мицрософт ОнеНоте и СимплеНоте могу вам помоћи да организујете и складиштите веб истраживања и електронске поруке.
Заиста “паметни” телефони су чувари времена
Паметни телефони који се користе мудро штеде време и могу нас учинити срећнијим. Можда ћемо моћи да избегнемо канцеларију за породични догађај без кривице, јер смо још увијек у контакту у случају да се догоди нешто критично. Имајте моћне паметне телефоне са довољно интерне меморије за покретање потребних апликација.
Аутоматска синхронизација за све уређаје
Говорећи о паметним телефонима, власници предузећа и запослени користе више уређаја - можда десктоп рачунар, таблет и паметни телефон по особи, све у истом дану. Складиштење датотека у облаку или барем могућност аутоматске синхронизације датотека је битно за уштеду времена и избјегавање конфузије због недоношења најновије датотеке.
Надоградите рачунаре за меморију и брзину
Можда чак и не схватите колико времена се губи када све што радите траје дуже, или још горе, редовно се смрзава или руши. Одговарајућа брзина меморије и процесора прошле године можда неће бити довољна за задатак ове године. Со упграде!
То су моје канцеларијске похране и организационе идеје. Који су ваши најбољи савети за организовање канцеларије и кроћење неорганизованости и нереда?
Оффице Пхото преко Схуттерстоцка
10 Цомментс ▼
